Contrôler les factures fournisseurs et leurs règlements
Saisie, vérification, approbation et paiement sont distincts. Relier livraison et facture permet de comparer volumes et coûts sans entrer deux fois le stock. Enregistrer un paiement documente le règlement ; cela n’envoie pas automatiquement de l’argent depuis votre banque.
Vérifié le 7 octobre 2026
À qui s’adresse ce chapitre
Personnel de stock pour la saisie autorisée ; comptables et approbateurs pour contrôle et règlement.
Avant de commencer
Préparez facture, numéro/date, quantités/coûts des lignes, taxe indiquée et références de livraison/commande.
1Créer et rapprocher une facture
- Ouvrez Factures fournisseurs puis Nouvelle facture. Sélectionnez fournisseur, numéro original et date.
- Rattachez livraison et commande si pertinentes. Ajoutez lignes, quantités, prix et taxe du document, puis comparez les totaux.
- Enregistrez et ouvrez le détail ainsi que les écarts. Vérifiez fournisseur, quantités et coûts avant validation.
- Utilisez Vérifier, Contester ou Approuver selon vos droits et les preuves. Si une exception d’écart est disponible, justifiez-la.
La facture possède un état de contrôle et ses différences restent visibles.
2Enregistrer un règlement réel
- Dans une facture admissible, choisissez Enregistrer un paiement. Saisissez montant réellement payé, moyen, date, référence et notes.
- Pour les espèces, sélectionnez la source ou la station réelle demandée. Ne déclarez pas un virement en espèces et n’utilisez pas la caisse d’une autre station par facilité.
- Validez une fois, puis contrôlez l’historique et le solde restant. Un paiement partiel laisse un restant dû.
- Consultez les échéances pour les retards et le rapprochement pour les incohérences. Ne supprimez pas un retard par un paiement fictif.
L’historique correspond à des règlements justifiés.
Un exemple concret
Une facture de 3 000 000 FCFA payée 1 000 000 puis 2 000 000 nécessite deux enregistrements de règlements réels. Son approbation seule ne diminue pas la dette.
En cas de difficulté
La facture est contestée
Résolvez la différence avec le fournisseur ou le document avant approbation/paiement, selon votre procédure.
Un paiement semble doublonné
Comparez références, dates et historique avant toute nouvelle saisie, puis faites examiner le doublon.
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Connectez-vous avec votre propre compte. Vos autorisations restent applicables.
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