Créer, approuver et régler les dépenses
Une dépense documente un coût. L’approbation l’autorise ; le paiement consigne son règlement. Une dépense en attente n’équivaut pas à une sortie de caisse station.
Vérifié le 7 octobre 2026
À qui s’adresse ce chapitre
Responsables habilités pour la saisie, approbateurs et finance pour contrôle et règlement.
Avant de commencer
Préparez date, description, catégorie, montant, bénéficiaire, périmètre et justificatif.
1Soumettre une dépense
- Ouvrez Dépenses puis Ajouter. Choisissez la date et une description compréhensible par le contrôleur.
- Renseignez catégorie/sous-catégorie, montant, moyen prévu et bénéficiaire. Affectez correctement station ou organisation.
- Ajoutez référence de reçu et notes. Relisez puis soumettez une seule fois.
- Ouvrez la dépense enregistrée et vérifiez si elle est en attente, approuvée, rejetée ou payée.
Le coût est enregistré dans le bon périmètre avec une référence contrôlable.
2Contrôler et payer
- Le contrôleur examine catégorie, montant, périmètre et preuve, puis approuve ou rejette avec motif.
- Après rejet, corrigez le problème réel et utilisez Resoumettre si disponible. Ne créez pas un doublon pour contourner la décision.
- Lors du règlement effectif, utilisez Marquer payée et indiquez le moyen et la caisse de financement réels.
- Utilisez Annuler uniquement si autorisé, avec motif, puis consultez l’historique. Une annulation logicielle ne prouve pas le retour d’un virement bancaire.
Approbation, paiement et annulation restent distincts et traçables.
Un exemple concret
Une réparation de 20 000 FCFA peut être approuvée aujourd’hui et payée demain par la caisse de la station A. Le règlement doit identifier cette caisse, même si le propriétaire a approuvé ailleurs.
En cas de difficulté
La catégorie manque
Une personne habilitée gère les catégories. Faites valider le classement au lieu de choisir une catégorie sans rapport.
La dépense est approuvée sans mouvement de caisse
C’est possible : approbation et règlement sont distincts. Enregistrez le paiement après sa réalisation.
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Connectez-vous avec votre propre compte. Vos autorisations restent applicables.
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