Enregistrer les recouvrements et retrouver les reçus
Un recouvrement diminue une dette ou crée une avance selon les règles d’affectation. Ce n’est pas une nouvelle vente de carburant. Le moyen de paiement et la station encaissante déterminent aussi la garde des espèces.
Vérifié le 7 octobre 2026
À qui s’adresse ce chapitre
Caissiers ou personnes autorisées à encaisser, responsables et comptables pour le contrôle.
Avant de commencer
Vérifiez payeur, somme réellement reçue, moyen, référence et station encaissante.
1Consigner un recouvrement
- Ouvrez la fiche client et Enregistrer un paiement. Revérifiez l’identité avant de saisir de l’argent.
- Indiquez le montant reçu, puis espèces, mobile money, virement ou chèque selon la réalité. Ajoutez référence et notes.
- Choisissez la station de réception lorsqu’elle est demandée, surtout en espèces. Un encaissement au bureau et un encaissement en caisse station n’ont pas la même garde.
- Relisez et validez une fois. Contrôlez historique, affectation et nouveau solde. Les anciennes ventes admissibles peuvent être soldées d’abord ; un excédent peut devenir une avance.
- Ouvrez le reçu disponible et utilisez l’action de téléchargement/partage. Conservez sa référence avec le justificatif réel.
Solde et reçu correspondent à un encaissement traçable.
2Expliquer un solde
- Comparez dates des ventes/paiements, affectations, avance et éventuel historique ancien. Une seule ligne ne suffit pas à calculer la dette.
- Pour un reçu absent ou une validation incertaine, recherchez d’abord le paiement avant de le ressaisir.
- Si la station ou le client est incorrect, transmettez la référence pour contrôle autorisé. Ne créez pas un deuxième paiement pour compenser.
Recouvrements, ventes et remises physiques restent distincts.
Un exemple concret
Un client doit 80 000 FCFA et verse 100 000. Vérifiez l’affectation et l’éventuelle avance de 20 000 ; ne forcez pas tout sur la dette et ne traitez pas la différence comme une vente.
En cas de difficulté
Puis-je émettre un reçu avant de recevoir l’argent ?
Consignez seulement le statut réel et ses preuves. Une promesse de virement n’est pas un encaissement confirmé.
Le paiement n’apparaît pas dans la caisse attendue
Vérifiez moyen, station, date de gestion et éventuel contrôle de garde. Un paiement non espèces n’alimente pas la caisse physique.
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Connectez-vous avec votre propre compte. Vos autorisations restent applicables.
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